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    • 撰写会议备忘录的一些建议

      会议备忘录是写稿工作中相对少见的任务。有些会议比较重要,参会人员相对有限,会议内容也不对外公开,但是有关工作必须及时推进,此时领导可能就会要求写一个不公开的会议备忘录。这个材料嘛篇幅比较小,但是做起来还是会遇到一些问题,接下去就根据实践经验来聊一聊写作过程。

      关于开头段落

           会议备忘录开头段的写法上和会议新闻稿有很大相似性。

           新闻稿的具体样式网上可以找找比较多。这里从某市人民政府网站上截取了一段新闻稿内容:

           “12月6日上午,市委书记ZY主持召开市委常委会会议,传达学习习近平总书记在全国宗教工作会议上的重要讲话及近期重要活动、重要会议精神,市委副书记ZW峰等出席会议,市A局、市B局、市C局主要负责人列席会议。”

           会议备忘录的开头段就模仿着写:

           “12月6日上午,市委书记ZY主持召开市委常委会会议,传达学习习近平总书记在全国宗教工作会议上的重要讲话及近期重要活动、重要会议精神,市委副书记ZW峰等出席会议,市A局、市B局、市C局主要负责人列席会议。会议明确了以下事项:”

           写这段话的关键是要明确出席会议的是哪些领导、哪些部门负责人。这不是简单的记流水账,第一,明确了这些主体在会议所涉工作中的角色,第二,会后新加入到工作中的领导以及部门就知道可以找谁了解情况、协调工作,第三,如果会议部分内容有涉秘,那就便于信息管控。

          另外,如果是公开的会议备忘录,在写法上又相对比较靠近会议纪要(相关可参考本公众号2021年4月30日推文《会议纪要怎么写?》)。

      关于主体内容

           会议备忘录的主体内容,可以条目式形式出现,写完开头段之后,接下去就是1.……2.……   这么一条一条下去。

           每一条目中都会包含工作任务、时间节点、任务主体这三个要素,或是其中之一,或是三者兼而有之。

           例如“1.建立工作专班。会后,A部门、B部门、C部门组成项目推进专班,由某某领导牵头,每周例会推进。”

           因此,要写好主体内容,那就必须要整理好领导的讲话,然后把关键内容提取出来。

      写作注意点

           关键是怎么把领导讲话以及会议过程中的相关信息转化成文字写进备忘录。

           整理领导讲话,例如转化录音稿(相关可参考本公众号2021年3月27日推文《整理录音稿需要注意什么?》),更多要追求原汁原味,而备忘录则需要在此基础上进一步精炼,凸出重点。

           第一,注意转化领导的表述。例如领导的原话是 “KK这项工作,如果我后天没有其他安排就和PD部门一起到省发改再进行沟通,找某某主任再说一说,希望能帮我们尽快推进” ,写备忘录时,这句话就可以转化成 “推进KK工作,由PD牵头尽快与省发改沟通,适时领导会亲自和省发改主要领导沟通”。

           为什么要这么修改?就是要明确具体任务和任务主体。领导提出的这项工作就是到省发改就KK工作进行沟通,实施这项任务的主体是PD部门。PD部门要主动做好这个工作,不是说等领导动了才动。

           另外,实践中,有时也会把  “适时领导会亲自和省发改主要领导沟通”删了,但是,因为这个备忘录可能要直接给领导,所以暂时保留也没问题。同时,写稿的朋友可以留意一下,如果你也要帮领导写个人的一些总结,必然需要一些外出对接工作情况的素材,那么备忘录中的这些内容就可以给你一个参考线索,不用担心着急时一下子想不起来。

           第二,注意内容的填补。领导讲话时,有些工作事项没有讲的特别详细,就是提了一下,那么在写备忘录时就要填补相关内容。例如,会议过程中某个部门的领导提出一个工作建议,领导直接说可以就这么办,如果在最后的讲话中没有再次提及,那写备忘录时肯定也要写上去;如果领导在最后讲话中提到了,但是说的不多,也要根据会议中讨论表达的情况补充相关内容。

           第三,注意内容的删减。领导在讲话时,可能围绕一个主题一个工作讲的比较多,那么写备忘录时直接写工作任务就行了,同义性表述以及解释性、描述性内容就直接删减。比如讲话提到 “加快打造产业新城。……产业新城要按照小城镇培育培育方向走……产业工人逐渐……。还要做好拆迁工作,现在农村还有一些历史遗留问题,……,务必同步解决……。在写进备忘录时,直接提炼关键内容即可,“1.关于产业新城建设。一要按照小城镇培育的要求打造产业新城。二要统筹农村拆迁安置工作,同步解决历史问题。”

      河南·郑州
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