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    找领导签字,学问太大了!

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    • 刚开始做秘书工作的时候,我以为找领导签字是日常工作中一件很简单的小事。可是,就是这样一件小事,我几次都办得不那么好。虽然领导从来没有当面批评过我,但是领导欲言又止的反应和变化微妙的情绪,让我感觉到自己好像做错了点什么,却又不知哪里做得不对。

      就这样,在连续一段时间找领导签字时得到的“冷”反馈和将文件返回给二级部门时得到的“ 热” 感谢, 使我在“安静”与“热闹”的氛围交替中强烈地感觉到——我肯定有地方做得不对!通过反思, 我把原因简单地归为三点:

      一、敲门力度大了、走路快了,行为不够礼貌和规范;

      二、领导手头有重要工作或正与他人交谈,不想被贸然打断;

      三、领导最近工作压力大,可能心情不好,我去的不是时候。

      之后,我虽尽力从几个方面改进,却始终没有获得“成功拿到领导签字”的喜悦。有时,我甚至产生了我一个“小跑腿儿” 能怎么办的消极想法;抑或以有事在身,搪塞二级部门签字需要,以获得“暂时性”逃避。

      初入职场的年轻秘书也许总是这样,面对迎面而来的问题有勇于接受的勇气、有善于发现问题的能力、有急迫要求改变的想法、有迅速果断的行动力, 却少了一些高效、稳妥、全面解决问题的能力。

      有一次我在找领导签署一份要马上下发的 “关于某重要型号产品质量改进提升实施方案”时,领导问了一连串的问题:“分管质量口的两位主要领导审阅意见如何,上一稿的几个问题点是否都已更正,最终方案还要不要上会确定……”

      为了缓和气氛, 领导对我说:“这个方案我还要再看一遍, 你先去忙吧。”从此之后我才真正地意识到自己长久以来的错误,并认识到找领导签字这 件“小事”既不小也不简单。

      然后,我开始试着改变找领导签字时一心求“快”的习惯,先“缓一缓”后,不仅一改之前找领导签字时饱受“空间压抑”与“言语静默”的忐忑心态,心中竟还平添了几分底气和主动配合协助二级部门找领导签字的自信。

      一、尝试有意“ 拖延时间”。

      在找领导签字之前,先向办事员询问有关情况:需批阅文件的进展、决策情况、办理时效和后续工作, 并快速阅读文件。这样,在找领导签字时,我就能将需批阅文件的前因后果作简要概述,并将需签字页轻微折叠,这既为领导签字节省了思考和行动时间,也为高效地回复领导询问打好了基础。

      二、需要“耐心等待”。

      工作空闲之余也不再“窜部门、扯闲篇”,而是对领导什么时间、去了哪里、开什么会、重要程度如何、要多久等情况进行准确掌握。对于紧急文件则积极带领办事员或通知其上级,主动与领导沟通签字事宜;如遇重要会议,则抓住领导会中出入的“片刻之闲”;恰逢领导有重要商谈, 则静候添茶契机;倘若领导实难抽身,则将实情汇报 B 角,完成签字。

      在这样的“耐心等待”下,我不再担忧因签字而打扰到领导, 签字效率提高了很多。

      三、熟练运用“ 缓兵之计”。

      对于领导公务远行,我会据实告知办事员与相关责任部门, 并建议暂且搁置,待领导“回家”前,及早告知并督促其把握时间;如确因时限所迫,则在汇报情况并征求领导授权后,凭部门用印申请单,以领导签章代替签字。

      这样做既解决了领导不便签字的难处和责任部门需要签字的焦虑, 也大大减少了我被催促和询问的频次, 工作压力减轻了不少。

      虽然从事秘书工作时间不长,找领导签字这一件小事带 来的教训与经验却弥足珍贵, 甚至可以说是我职业生涯中的 “小成功”。

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